LAPORAN TURUN LAPANG KE IICC

Tugas Makalah Mata Kuliah Komunikasi Bisnis

HASIL LAPORAN TURUN LAPANG KE IICC

(IPB INTERNATIONAL CONVENTION CENTER)

Oleh  KELOMPOK 3:

  1. NURUL AGMAR                I34080018
  2. ALEX L. RAJA                   I34080019
  3. ROBBI RENDANI K.         I34080039
  4. GALIH RIYADI                   I34080045
  5. SUHAERI MUKTI              I34080049
  6. ALDILA ALDELIA              I34080072
  7. NIKO RAMADHANA          I34080073
  8. ROHAYATI                        I34080087
  9. TRI BUDIARTO                 I34080092
  10. NADIA INDAH                    I34080131
  11.  DEWI SARTIKA S.           I34080143

Departemen sains komunikasi dan pengembangan masyarakat

Institut pertanian bogor

2010

IPB International Convention Center

sumber: google image

 

1.1 Profil IPB International Convention Center

IICC (IPB International Confention Center) adalah suatu organisasi bisnis yang bergerak di bidang jasa penyewaan venue. IICC dibentuk pada tanggal 5 Desember tahun 2008. IICC yang baru beruasia dua tahun dapat dikatakan cukup mandiri untuk mengembangkan bisnis penyediaan venue yang nyaman serta representative dengan pelayanan yang fleksibel dan memuaskan. Berbagai kegiatan konferensi tingkat nasional maupun internasional telah dan dapat dilakukan di venue IICC, begitu juga dengan kegiatan-kegiatan sosial dan professional lainnya.

IICC bertempat di Jalan Padjadjaran, Bogor. Tepatnya di Botani Square lantai 2. Lokasinya yang cukup strategis dan mudah dicapai karena keterpaduan IICC dengan area mall Botani Square dan Hotel Santika.IICC memberikan jasa atau pelayanan seperti, conference room, meeting room, exhibition room, gala dinner room, wedding, dan concert. IICC memiliki cirri khas interior dan tata ruang yang ekslusif dengan nuansa alami yang dapat memberikan efek nyaman.

IICC memiliki hierarki yang terdiri dari pemilik yang 99,5 % adalah IPB dan 0,5 % adalah koperasi Teko, pihak manajemen yang terdiri dari Genderal Manager , Manager Accounting, Manager Event And  Operasional, Manager Marketing And Promotion, Manager Of Human Resourch, Manager Of Finance. Unsur ketiga internal IICC yaitu karyawan yang berjumlah 30 orang.

Selama satu tahun IICC tidak memiliki inventaris berupa barang-barang penunjang operasional pengadaan Venue sehingga pihak IICC menggunakan  jasa pemasok atau penyalur. Dengan berbekal trust dan personal relation antara pihak manajemen dengan pihak pemasok atau penyalur. Meskipun sekarang IICC telah memiliki inventaris yang cukup memadai, akan tetapi apabila dari pihak pelanggan terdapat permintaan yang melebihi inventaris IICC maka jasa pemasok dan penyalur menjadi alternatif IICC untuk melayani pelanggannya.

GM membawahi bagian finance accounting, event coordinator, operasional, marketing, security. Event membawahi house keeping, bunket, enginering (membawahi soundman, driver). Awal mula GM sendiri berkembang menjadi 3 orang, kemudian 9 orang, 18 orang dan hingga kini 30 orang, semuanya honorer. Ada 75% perusahaan yang sering berhubungan dengan IICC, sisanya umum dan regulator (pajak, depnaker, pajak, instansi perizinan)

1.2 Segmentasi

`           IICC sebagai perusahaan yang bergerak di bidang “venue” memiliki pangsa pasar yang sebagaian besar berasal dari Jakarta, hal ini dikarenakan dengan strategisnya lokasi IICC.

1.3 Produk Jasa

IICC adalah perusahaan yang bergerak di bidang “venue”. Melayani ballroom untuk conference, meeting room, exhibition room, gala dinner, wedding, concert room, grand ballroom, meeting room, vip room.

2.1 Komunikasi Internal

Komunikasi internal menjadi alat untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan indvidu-individu dalam suatu oraganisasi untuk menjalankan fungsi-fungsi manajemen (planning, organizing, actuating and controlling) untuk mendapatkan informasi, mempengaruhi dan mengontrol segala kegiatan organisasi.

Komunikasi menjadi penting dalam suatu organisasi. Karena komunikasi dapat menghasilkan suatu hubungan yang lebih baik antara atasan dengan bawahan, dengan kolega, individu di dalam atau di luar organisasi. Komunikasi dapat membantu orang-orang untuk mengerti perlunya suatu perubahan[1] atau inovasi dalam organisasi, bagaimana mengurangi penolakan perubahan dalam organisasi, dan bagaimana mengelola hubungan.

Dalam komunikasi internal di IICC telah ditetapkan  SOP(standar operasional) terkait aktivitas operasional dan manajemen. Akan tetapi, karena adanya keinginan dari pihak manajemen untuk membangun hubungan antar individu di IICC lebih kekeluargaan, maka dalam keseharian mereka, komunikasi antar individu di IICC menjadi  kurang formal karena menggunakan family atmosfer. Prinsip kekeluargaan ini sangat diutamakan oleh GM[2] (Genderal Manager), karena dengan menggunakan prinsip ini maka akan memepermudah dalam melakukan pendekatan pemberian motivasi kinerja karyawan serta memepermudah dalam penyelesaian konflik yang terkadang terjadi dalam IICC .

Berdasarkan interaksi dalam organisasi, bentuk komunikasi internal IICC terdiri dari komuikasi antar pribadi, misalnya antara general manager dengan karyawan, komunikasi antar karyawan, dll. Selain itu, juga terdapat komunikasi antar kelompok dalam internal IICC, misalnya komunikasi dalam manajemen IICC.

Komunikasi internal di IICC cenderung bersifat informal di antara berbagai pihak yang ada di dalam  IICC . Pada dasarnya dalam pelaksanaan kerja sehari-hari mereka memilki SOP, akan tetapi untuk membangun hubungan internal yang baik dan bersifat kekeluargaan dan dinamis.  Maka upaya-upaya pendekatan secara personal internal IICC menjadi hal yang penting dalam komunikasi internal. Karena dengan dibangunnya suasana kekeluargaan dengan komunikasi internal segala konflik yang timbul di dalam struktur IICC akan lebih mudah diselesaikan karena hubungan  yang dibangun  diantara  mereka bersifat kekeuargaan. Untuk meningkatkan hubungan keeluargaan,  setiap tahun mereka mengadakan  outbond, berkumpul bersama merayakan ulang tahun karyawan atau pihak manajemen dan kegiatan-kegiatan informal lainnya.

2.2. Komunikasi Eksternal

Komunikasi Eksternal di IICC  menerapkan beberapa pendekatan. Misalnya komunikasi dengan pelanggan, pihak IICC menerapkan komunikasi semiformal, karena tetap menggunakan SOP, tetapi  mengadakan komunikasi yang cukup intens dengan pendekatan kekeluargaan. Hal ini seperti yang diungkapkan bahwa setelah ada event yang berlangsung, satu atau dua bulan sesudahnya, pihak marketing akan menghubungi costumer yang pernah menggunakan jasa mereka dengan menayakan apakah masih akan mengadakan event yang serupa. Komunikasi dengan pelanggan maupun calon pelanggan juga berusaha dibangun dengan baik, menggunakan pendekatan kekeluargaan dengan tetap keep contact , dan membangun kepercayaan antar kedua pihak. Dalam upaya promosi kepada pelanggan maupun calon pelanggan dilakukan dengan cara tidak mengutamakan keunggulan dari fasilitas dan pelayanan yang diberikan oleh IICC, tetapi IICC lebih mengedepankan pengalaman keberhasilan event-event sebelumnya.

Komunikasi IICC dengan pelanggan dapat dikatakan dilakukan dengan formal ataupun informal. Untuk formal, IICC memiliki jaringan internet atau website uga menggunakan data base untuk pihak-pihak yang sering menggunakan IICC. Sebelum pelaksanaan sebuah event, diadakan kontak pelanggan dengan negosiasi yang kemudian menuju ke sebuah kontrak pemakaian IICC. Untuk informal IICC mengadakan komunikasi respon konsumen dengan menerima kritik dan saran sebagai bentuk evaluasi yang kemudian direalisasikan dalam bentuk improvement untuk event yang berikutnya.

Komunikasi IICC dengan pemasok atau penyalur logistik (vendor[3]) untuk event-event IICC. Komunikasi dengan pihak vendor ataupun pemasok dilakukan dengan komunikasi informal. Dalam komunikasi tersebut, pihak IICC mengadakan kontak langsung dengan vendor. Vendor yang sering dihubungi oleh IICC adalah vendor bagian dekorasi, chattering, penyedia kursi dan meja, serta pemasok genset apabila pelanggan meminta listrik yang melebihi dari kapasitas yang disanggupi IICC.

Pihak IICC menggunakan komunikasi formal dengan pihak regulator. Hal yang dikomunikasikan pihak pemerintah biasanya terkait masalah perijinan dan pengamanan. Untuk komunikasi dengan regulator misalnya dengan pihak polisi,  disebutkan bahwa selama ini tidak ada masalah yang dihadapi dan seperti dalam menjalin hubungan dengan pihak eksternal lainnya, IICC selalu berusaha membangun hubungan yang baik demi pertumbuhan positif dari organisasi ini.

2.3 Gaya komunikasi di IICC

Gaya komunikasi di IICC memiliki gaya downward dan upward komunikasi. Downward communication misalnya terjadi ketika General Manajer secara langsung menemui karyawan dan mengajarkan cara dekorasi yang baik, penetapan menu makanan, dan dinamika ruangan. Kegiatan ini dilakukan oleh GM yang tidak memiliki latar belakang di bidang dekorasi atau  apapun yang dengan seni ruangan, tetapi menggunakan pengalamannya dari berbagai event yang dihadiri di hotel ataupun ballroom yang berskala nasional maupun internasional.

Untuk upward communication di IICC terjadi ketika para karyawan menyampaikan keluhannya yang berkaitan dengan pekerjaan mereka ataupun bentuk pemberitahuan/laporan hasil kerja mereka. Hal yang membuat IICC terus berkembang dari modal yang minim dimiliki  sampai saat ini berkembang, kunci utama keberhasilanya adalah adanya jejaring yang kuat yakni personal networking. Masalah komunikasi dengan direksi dan komisaris cukup baik karena hubungan ini berangkat dari hubungan pertemanan dan kepercayaan juga menjadi kunci sukses komunikasi yang baik.

3.1 Gaya Kepemimpinan

Gaya kepemimpinan yang diterapkan oleh IICC adalah gaya demokratis. Hal ini terjadi ketika GM menyampaikan suatu gagasan dan karyawan langsung memberikan tanggapan atas gagasan tersebut. Tentang pengambilan keputusan IICC berkoordinasi dengan PT BLST (Bogor Live Science Technologi) koordinasi dilakukan sebulan sekali, tetapi otonomi pengambilan keputusan masih dilakukan oleh IICC. Contohnya event marketing disini adalah promosi venue (IICC) yang akan dilaksanakan 1 mei 2010, masalah event besar seperti in keputusan dilakukan secara bersama.

Advertisements

3 thoughts on “LAPORAN TURUN LAPANG KE IICC

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s