HASIL LAPORAN TURUN LAPANG KE IICC

(IPB INTERNATIONAL CONVENTION CENTER)

Oleh  KELOMPOK 3:

1. NURUL AGMAR                  I34080018
2. ALEX L. RAJA                     I34080019
3. ROBBI RENDANI K.           I34080039
4. GALIH RIYADI                   I34080045
5. SUHAERI MUKTI                I34080049
6. ALDILA ALDELIA              I34080072
7. NIKO RAMADHANA         I34080073
8. ROHAYATI                           I34080087
9. TRI BUDIARTO                   I34080092

10.  NADIA INDAH                    I34080131

11.  DEWI SARTIKA S.              I34080143

Departemen sains komunikasi dan pengembangan masyarakat

Institut pertanian bogor

2010

1.1 Profil IPB International Convention Center

IICC (IPB International Confention Center) adalah suatu organisasi bisnis yang bergerak di bidang jasa penyewaan venue. IICC dibentuk pada tanggal 5 Desember tahun 2008. IICC yang baru beruasia dua tahun dapat dikatakan cukup mandiri untuk mengembangkan bisnis penyediaan venue yang nyaman serta representative dengan pelayanan yang fleksibel dan memuaskan. Berbagai kegiatan konferensi tingkat nasional maupun internasional telah dan dapat dilakukan di venue IICC, begitu juga dengan kegiatan-kegiatan sosial dan professional lainnya.

IICC bertempat di Jalan Padjadjaran, Bogor. Tepatnya di Botani Square lantai 2. Lokasinya yang cukup strategis dan mudah dicapai karena keterpaduan IICC dengan area mall Botani Square dan Hotel Santika.IICC memberikan jasa atau pelayanan seperti, conference room, meeting room, exhibition room, gala dinner room, wedding, dan concert. IICC memiliki cirri khas interior dan tata ruang yang ekslusif dengan nuansa alami yang dapat memberikan efek nyaman.

IICC memiliki hierarki yang terdiri dari pemilik yang 99,5 % adalah IPB dan 0,5 % adalah koperasi Teko, pihak manajemen yang terdiri dari Genderal Manager , Manager Accounting, Manager Event And  Operasional, Manager Marketing And Promotion, Manager Of Human Resourch, Manager Of Finance. Unsur ketiga internal IICC yaitu karyawan yang berjumlah 30 orang.

Selama satu tahun IICC tidak memiliki inventaris berupa barang-barang penunjang operasional pengadaan Venue sehingga pihak IICC menggunakan  jasa pemasok atau penyalur. Dengan berbekal trust dan personal relation antara pihak manajemen dengan pihak pemasok atau penyalur. Meskipun sekarang IICC telah memiliki inventaris yang cukup memadai, akan tetapi apabila dari pihak pelanggan terdapat permintaan yang melebihi inventaris IICC maka jasa pemasok dan penyalur menjadi alternatif IICC untuk melayani pelanggannya.

GM membawahi bagian finance accounting, event coordinator, operasional, marketing, security. Event membawahi house keeping, bunket, enginering (membawahi soundman, driver). Awal mula GM sendiri berkembang menjadi 3 orang, kemudian 9 orang, 18 orang dan hingga kini 30 orang, semuanya honorer. Ada 75% perusahaan yang sering berhubungan dengan IICC, sisanya umum dan regulator (pajak, depnaker, pajak, instansi perizinan)

1.2 Segmentasi

`           IICC sebagai perusahaan yang bergerak di bidang “venue” memiliki pangsa pasar yang sebagaian besar berasal dari Jakarta, hal ini dikarenakan dengan strategisnya lokasi IICC.

1.3 Produk Jasa

IICC adalah perusahaan yang bergerak di bidang “venue”. Melayani ballroom untuk conference, meeting room, exhibition room, gala dinner, wedding, concert room, grand ballroom, meeting room, vip room.

2.1 Komunikasi Internal

Komunikasi internal menjadi alat untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan indvidu-individu dalam suatu oraganisasi untuk menjalankan fungsi-fungsi manajemen (planning, organizing, actuating and controlling) untuk mendapatkan informasi, mempengaruhi dan mengontrol segala kegiatan organisasi.

Komunikasi menjadi penting dalam suatu organisasi. Karena komunikasi dapat menghasilkan suatu hubungan yang lebih baik antara atasan dengan bawahan, dengan kolega, individu di dalam atau di luar organisasi. Komunikasi dapat membantu orang-orang untuk mengerti perlunya suatu perubahan[1] atau inovasi dalam organisasi, bagaimana mengurangi penolakan perubahan dalam organisasi, dan bagaimana mengelola hubungan.

Dalam komunikasi internal di IICC telah ditetapkan  SOP(standar operasional) terkait aktivitas operasional dan manajemen. Akan tetapi, karena adanya keinginan dari pihak manajemen untuk membangun hubungan antar individu di IICC lebih kekeluargaan, maka dalam keseharian mereka, komunikasi antar individu di IICC menjadi  kurang formal karena menggunakan family atmosfer. Prinsip kekeluargaan ini sangat diutamakan oleh GM[2] (Genderal Manager), karena dengan menggunakan prinsip ini maka akan memepermudah dalam melakukan pendekatan pemberian motivasi kinerja karyawan serta memepermudah dalam penyelesaian konflik yang terkadang terjadi dalam IICC .

Berdasarkan interaksi dalam organisasi, bentuk komunikasi internal IICC terdiri dari komuikasi antar pribadi, misalnya antara general manager dengan karyawan, komunikasi antar karyawan, dll. Selain itu, juga terdapat komunikasi antar kelompok dalam internal IICC, misalnya komunikasi dalam manajemen IICC.

Komunikasi internal di IICC cenderung bersifat informal di antara berbagai pihak yang ada di dalam  IICC . Pada dasarnya dalam pelaksanaan kerja sehari-hari mereka memilki SOP, akan tetapi untuk membangun hubungan internal yang baik dan bersifat kekeluargaan dan dinamis.  Maka upaya-upaya pendekatan secara personal internal IICC menjadi hal yang penting dalam komunikasi internal. Karena dengan dibangunnya suasana kekeluargaan dengan komunikasi internal segala konflik yang timbul di dalam struktur IICC akan lebih mudah diselesaikan karena hubungan  yang dibangun  diantara  mereka bersifat kekeuargaan. Untuk meningkatkan hubungan keeluargaan,  setiap tahun mereka mengadakan  outbond, berkumpul bersama merayakan ulang tahun karyawan atau pihak manajemen dan kegiatan-kegiatan informal lainnya.

2.2. Komunikasi Eksternal

Komunikasi Eksternal di IICC  menerapkan beberapa pendekatan. Misalnya komunikasi dengan pelanggan, pihak IICC menerapkan komunikasi semiformal, karena tetap menggunakan SOP, tetapi  mengadakan komunikasi yang cukup intens dengan pendekatan kekeluargaan. Hal ini seperti yang diungkapkan bahwa setelah ada event yang berlangsung, satu atau dua bulan sesudahnya, pihak marketing akan menghubungi costumer yang pernah menggunakan jasa mereka dengan menayakan apakah masih akan mengadakan event yang serupa. Komunikasi dengan pelanggan maupun calon pelanggan juga berusaha dibangun dengan baik, menggunakan pendekatan kekeluargaan dengan tetap keep contact , dan membangun kepercayaan antar kedua pihak. Dalam upaya promosi kepada pelanggan maupun calon pelanggan dilakukan dengan cara tidak mengutamakan keunggulan dari fasilitas dan pelayanan yang diberikan oleh IICC, tetapi IICC lebih mengedepankan pengalaman keberhasilan event-event sebelumnya.

Komunikasi IICC dengan pelanggan dapat dikatakan dilakukan dengan formal ataupun informal. Untuk formal, IICC memiliki jaringan internet atau website uga menggunakan data base untuk pihak-pihak yang sering menggunakan IICC. Sebelum pelaksanaan sebuah event, diadakan kontak pelanggan dengan negosiasi yang kemudian menuju ke sebuah kontrak pemakaian IICC. Untuk informal IICC mengadakan komunikasi respon konsumen dengan menerima kritik dan saran sebagai bentuk evaluasi yang kemudian direalisasikan dalam bentuk improvement untuk event yang berikutnya.

Komunikasi IICC dengan pemasok atau penyalur logistik (vendor[3]) untuk event-event IICC. Komunikasi dengan pihak vendor ataupun pemasok dilakukan dengan komunikasi informal. Dalam komunikasi tersebut, pihak IICC mengadakan kontak langsung dengan vendor. Vendor yang sering dihubungi oleh IICC adalah vendor bagian dekorasi, chattering, penyedia kursi dan meja, serta pemasok genset apabila pelanggan meminta listrik yang melebihi dari kapasitas yang disanggupi IICC.

Pihak IICC menggunakan komunikasi formal dengan pihak regulator. Hal yang dikomunikasikan pihak pemerintah biasanya terkait masalah perijinan dan pengamanan. Untuk komunikasi dengan regulator misalnya dengan pihak polisi,  disebutkan bahwa selama ini tidak ada masalah yang dihadapi dan seperti dalam menjalin hubungan dengan pihak eksternal lainnya, IICC selalu berusaha membangun hubungan yang baik demi pertumbuhan positif dari organisasi ini.

2.3 Gaya komunikasi di IICC

Gaya komunikasi di IICC memiliki gaya downward dan upward komunikasi. Downward communication misalnya terjadi ketika General Manajer secara langsung menemui karyawan dan mengajarkan cara dekorasi yang baik, penetapan menu makanan, dan dinamika ruangan. Kegiatan ini dilakukan oleh GM yang tidak memiliki latar belakang di bidang dekorasi atau  apapun yang dengan seni ruangan, tetapi menggunakan pengalamannya dari berbagai event yang dihadiri di hotel ataupun ballroom yang berskala nasional maupun internasional.

Untuk upward communication di IICC terjadi ketika para karyawan menyampaikan keluhannya yang berkaitan dengan pekerjaan mereka ataupun bentuk pemberitahuan/laporan hasil kerja mereka. Hal yang membuat IICC terus berkembang dari modal yang minim dimiliki  sampai saat ini berkembang, kunci utama keberhasilanya adalah adanya jejaring yang kuat yakni personal networking. Masalah komunikasi dengan direksi dan komisaris cukup baik karena hubungan ini berangkat dari hubungan pertemanan dan kepercayaan juga menjadi kunci sukses komunikasi yang baik.

3.1 Gaya Kepemimpinan

Gaya kepemimpinan yang diterapkan oleh IICC adalah gaya demokratis. Hal ini terjadi ketika GM menyampaikan suatu gagasan dan karyawan langsung memberikan tanggapan atas gagasan tersebut. Tentang pengambilan keputusan IICC berkoordinasi dengan PT BLST (Bogor Live Science Technologi) koordinasi dilakukan sebulan sekali, tetapi otonomi pengambilan keputusan masih dilakukan oleh IICC. Contohnya event marketing disini adalah promosi venue (IICC) yang akan dilaksanakan 1 mei 2010, masalah event besar seperti in keputusan dilakukan secara bersama.

LAMPIRAN

Gb. 1 Proses wawancara dengan GM IICC

Gb. 2 Foto di ruang tunggu kantor IICC

Gb. 3 Foto IICC dari pintu luar

[2] Pihak IICC yang diwancacari saat turun lapang adalah Genderal Manager IICC.

[3] Penggunaan jasa vendor hanya digunakan oleh pihak IICC bila pelanggan meminta pengadaan barang yang melebihi jumlah inventaris yang dimiliki IICC. Sedangkan untuk pengadaan chatering, IICC selalu menggunakan jasa vendor yang sebelumnya telah diseleksi terlebih dahulu dan menggunakan standar IICC demi kenyamanan dan kepuasaan pelanggan

Dahulu, manusia terbatas akan ruang dan waktu. Butuh waktu dan pengorbanan yang besar untuk sekedar memuaskan kebutuhannnya. Dapat dibayangkan ketika jaman berburu meramu, manusia harus berpindah tempat dari satu tempat ke tempat yang lain memakan waktu yang sangat lama. Mereka harus menempuh perjalanan jauh  untuk salinh berinteraksi antara satu sama lain. Dengan meningkatnya kecerdasan manusia, maka beralih dari jaman berburu ke jaman ladang berpindah. Manusia masih bergantung akan sumber daya alam. Disini dapat dkatakan bahwa manusia masih dengan ‘kebudayaan tradisional”. Manusia belum mampu untuk menaklukan alam dan cenderumg masih pasif. Beranjak ke arah yang lebih jauh, manusia berkembang dan memasuki jaman petani sawah irigasi.

Bermula dari jaman sawah irigasi (menetap) ini, manusia mulai menapaki langkah kecerdasaan yang baik. Banyak sekali kebudayaan yang terlahir dan tercipta pada masa ini. Diantaranya ada tujuh unsur budaya yaitu: (1) bahasa, (2) sistem teknologi, (3) sistem ekonomi, (4) organisasi sosial, (5) sistem pengetahuan, (6) kesenian, dan (7) sistem religi.

Pada mula ditemukannya mesin uap pertama oleh Thomas Newcomen di tahun 1712, maka terjadilah revolusioner besar-besaran yang dialami oleh umat manusia. Banyak sekali industri-industri yang lahir khususnya di negara Eropa Barat. Semakin pesatnya laju pertumbuhan industri, memancing berbagai riset dan studi ilmiah dalam berbagai bidang disiplin ilmu. Pengetahuan dan pengalaman manusia dijadikan bahan untuk perkembangan ilmu pengetahuan. Langkah positif yang ada, menghasilkan berbagai teknlogi-teknologi mutakhir yang mampu menjawab segala kebutuhan manusia. Alam sudah bukan lagi kendala bagi manusia untuk memuaskan kebutuhannya. Kini yang ada manusia aktif dan cenderung untuk menaklukan alam.

Abad ke-20 merupakan titik mula peradaban manusia yang paling gemilang. Dengan ditemukannya komputer pertama, membuat manusia leluasa untuk bekerja dan berbagi ke satu sama lain. Berbagai media yang ada membuat dunia ini semakin sempit. Manusia tidak perlu lagi membutuhkan waktu lama untuk menyelesaikan tugas dan pekerjaannya.

Semakin luasnya jaringan interaksi antar sesama manusia, maka kebutuhan akan teknologi informasi pun sangat dirasakan. Banyak sekali saluran komunikasi yang dirancang dan dipasang oleh manusia untuk memudahkan saluran berbagi data dan informasi. Munculnya internet menambah gebrakan baru dalam dunia telekomunikasi. Jarak dan waktu seakan ditekan tipis sehingga tidak ada lagi batasan untuk menjangkau tempat yang sejauh apa pun. Manusia dapat saling sharing, bertukar data dan informasi kapan pun dan dimanapun berada.

IT dalam peranannya di dunia usaha

Istilah teknologi informasi (TI) mulai populer di akhir tahun 70-an. Pada masa sebelumnya istilah teknologi informasi biasa disebut teknologi komputer atau pengolahan data elektronis (electronic data processing). Teknologi informasi didefinisikan sebagai teknologi pengolahan dan penyebaran data menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software), komputer, komunikasi, dan elektronik digital. Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis, dan pemerintahan dan merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan. Teknologi ini menggunakan seperangkat komputer untuk mengolah data, sistem jaringan untuk menghubungkan satu komputer dengan komputer yang lainnya sesuai dengan kebutuhan, dan teknologi telekomunikasi digunakan agar data dapat disebar dan diakses secara global[1].

Dengan demikian, secara umum teknologi informasi dapat diartikan sebagai suatu subyek yang luas yang berkenaan tentang teknologi dan aspek lain tentang bagaimana melakukan manajemen dan pemrosesan pengolahan data menjadi informasi. Teknologi informasi ini merupakan subsistem dari sistem informasi (information system). Terutama dalam tinjauan dari sudut pandang teknologinya.[2]

Berbicara tentang IT dalam dunia usaha, maka akan sangat penting untuk kegiatan transaksi baik rutin, periodik, maupun insidental dan menyediakan banyak informasi dengan cepat dan tepat. Banyak perusahaan yang memanfaatkan media ini untuk kepentingan-kepentingan seperti: sistem perdagangan online, advertisement, dan lain sebagainya.

IT dan dunia kerja

Dunia kerja pada masa sekarang membutuhkan skill yang bagus yang wajib dimiliki oleh setiap orang. Semakin canggihnya teknologi, menuntut juga untuk setiap individu dapat mengaplikasikannya.

Semasa yang silam, orang kesusahan untuk mencari informasi tentang berbagai lowongan pekerjaan yang mereka inginkan. Harus berkeliling kota seharian guna sekedar mencari informasi pekerjaan. Berbeda pada masa sekarang, dengan hanya mengakses situ web atau internet setiap orang dapat searching semua informasi yang mau diselami. Peranan internet sangat berarti dalam membantu dunia kerja saat sekaarang ini.

Apa pun pekerjaan yang digeluti atau apa pun profesi individu, sangat bertopang pada peranan IT. Dimana IT dapat menempatkan dirinya di setiap lini pekerjaan. Mulai dari pekerjaan office sampai ke pekerjaan rumahan, semua akan mengadopsi IT dan IT akan selalu menjadi suatu inovasi yang akan membawa dunia usaha semakin berkembang.

Jadi, sudah seyogyanya  setiap individu untuk dapat menerapkan IT dalam segala bidang profesi. Teruslah tumbuh dan berkembang dunia usaha dengan semakin berkembangnya pula dunia Infofmasi dan Teknologi (IT)

[2] Ibid.

Salam sejahtera bagi kita semua………………….

Semakin canggihnya teknologi komputasi membuat dunia kita semakin kecil saja. Semua serba canggih dan modern. Efisien dan ergonomis, sudah menjadi kebutuhan telak yang tidak dapat dipungkiri.

Sebelum mempunyai notebook sekarang, dulu sempat mengidam-idamkan sebuah notebook yang memiliki spesifik yang lumayan “wah” kata orang. Kalau digambarkan, maka berikut PC Dekstop/notebook yang saya idam-idamkan pada waktu dulu:

- PC

dan kalau pun Notebook

Tapi saya tetap bersyukur dengan apa yang telah diberikan Allah melalui tangan  orang tua saya, sehingga dapat memiliki sebuah notebook yang cukup menunjang bagi pekerjaan sehari-hari.

Berikut sekilas spesifikasinya:

-          Cpu

-          Chaces

-          Mainboard

-          Grapics

-          Memori

-          SPD

Atau secara garis besarnya sebagai berikut:

Dan view basic yang ada,

Sungguh syukur alhamdulillah saya tujukan ke Allah SAW dan terima kasih banyak bagi orang tua saya, Bapak Cholil dan Ibu Siti Abesah yang sangat saya cintai.

Melalui tulisan saya yang pertama ini, akan dimulai dengan perkenalan diri saya. Berikut data asli saya:

nama: Tri Budiarto

nrp    : I34080092

Dept  : Sains Komunikasi dan Pengembangan Masyarakat

alamat asal: Kab. Batang

berikut gambar diri saya saat usia 17 tahun

Alhamdulillah saya sedang menempuh pendidikan dan insyaallah akan menjadi sarjana lulusan IPB ( Institut Pertanian Bogor) atau jika diterjemahkan dalam bahasa inggris Bogor Agricultural University.